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第10部分(第1页)

的报告有感而发的,要善于发掘他话里的意思,做出判断是应该将刚说的事进一步详述还是就此打住,继续说另外的事。

如果你没有得到他的任何评论,那么可能就是他对你刚说的不感兴趣,那么你就可以立刻进入下一个议题,这样就比较快地缩短了你的内容。

但是作报告不能总是停顿,这样会打断你作报告的节奏,而且,你的上司也可能会听得不耐烦,这就需要你的报告中要有简短且有深意的语句,可以吸引上司的注意,使他忍不住问你,他一旦问你就是给了你一个信息,他比较感兴趣,你应该接着说。这样重点的内容就可以详细地报告给你的上司了。

做报告的时候,要会利用肢体语言,无论是你传达给你的上司,还是你从你的上司那里观察到的,都对你们之间的互动有推波助澜的作用。你的富有意义的肢体语言会引起上司的好奇,马上跟进你的报告问个究竟,这样你就可以避繁就简,详细报告你的上司比较感兴趣的事情,而将那些他没兴趣也不重要的事情一句带过,从而既缩短了你的报告又突出了重点,真可谓一石二鸟!

另一方面,你通过对上司的肢体语言或脸上的表情进行观察,也能发现他对什么比较关心对什么不关心,因而也能够有利于缩短你的报告,从而以短小见长,以精悍取胜,给你的上司留下好的印象。

所以,面对上司做工作报告时,要想办法引起他的兴趣和注意,使他能够很好地配合你的报告做出回应,让你知道哪里需要改进,哪里还不够详细,这样你就可以有的放矢,所讲的都是你的上司关注的问题,不至于你说你的,他想他的,最后是他什么也没听进去,自然对你就不会有什么好的印象了。因此,在作报告时一定要重视与上司的互动,在互动中完善你的工作计划,充实你的下属形象。

让邮件最短、最容易阅读

邮件内容尽量精简,能节省写信的时间并增加对方响应的机会。

“最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:一是把每一封电子邮件的内容限制在大约8~12句的范围内,二是超过20个字就应换行,三是如果超过3行必须空行。

随着计算机的普及,21世纪最流行的词语就是网络。网络给所有的人提供了一个信息交流的广阔平台,它的适时性、方便性、快捷性备受商家的青睐。现在,所有明智的公司高层都给自己的公司配备了网络,实行网络化办公。作为一名员工,主要接触到的就是电子邮件。

网络化、无纸化办公蓬勃兴起,电子邮件的应用也越来越普及。电子邮件给人们带来的方便与快捷是显而易见的。且不说电子邮件给身处不同国度、不同地区的通信双方带来比普通信件更加快捷及时的好处,就是在同一栋办公楼、不同办公室,甚至在同一个办公室、不同的人之间也广泛地使用。

这是因为,电子邮件比起面谈、电话交谈的最大好处是其具有群发、快捷、及时的功能。比如说一个公司的部门经理要通知他部门的员工某件事情,他可以通过发电子邮件,而不需要给每个人都打一次电话,而且在你打电话时需要适时地联系上对方,电子邮件不受这一点的约束,只要保证对方及时地看到邮件即可。

第5章 制作简单的报告(7)

正因为电子邮件具有这些优点,电子邮件才被广泛地使用。但是在享受着电子邮件给我们带来方便的同时,我们也容易走入误区。

一是我们可能过分依赖电子邮件,希望所有的信息都通过它来传递使得邮件繁琐冗长。

二是我们可能对邮件形式过分的追求使得它重点不突出,甚至本末倒置。因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件,是信息交流的一种载体,是我们用来彼此沟通交流的工具。

作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件,它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。你给亲朋好友的邮件可以不在乎长短,不在乎内容是否有条理,不在乎他们是否真的能够了解你的心情,但是,你给上司的电子邮件却不能什么都不管,想到什么说什么,没有主次、长篇大论,这样恐怕你的上司总有一天会将你的电子邮箱设为拒绝接受邮箱的。

由于你与上司间的交流是纯粹工作上的,那么就应该做到短小精悍、重点突出,使你的上司一看就明白,这才是你发给上司的合适的电子邮件。

如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件,那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。一封电子邮件要能够引起上司的兴趣、博得他的好感,就必须做到简单明了,使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。

怎样做到简短呢?是不是越短越容易阅读呢?简短当然是在说清事情真相的基础上的,当然不能一味地求短,而使一封信完全没有了内容。

你给上司的电子邮件首先应该是你的工作计划、工作汇报方面的事情,而不应该有其它的内容,比如说你们同事之间怎么啦,你们到哪里去玩了呀等等,这些都不应该出现在你给上司的工作汇报上。

其次,你的报告应该注意要表达清自己的意图,将你认为最重要的事情或者你希望上司能马上解决的事,你的上司可能会很关注的事情详细地说清楚。而那些平常事就尽量地不要提了,因为没有必要,而且你的上司从别人那儿看到后再看你的报告上也有,他肯定会产生反感的。

你给上司的电子邮件除了要掌握好长短主次外,还要注意措辞,要尽量避免用一些生词,并且绝对不能用一些带有轻蔑、表功的词语,因为自己夸自己的人是最容易让人反感的。

你的上司每天接触到的拍马屁的人肯定不少,听得多了也会产生疲劳、厌烦,所以要少用这类词语,要牢记精简短小、重点突出这一点,决不能让那些空洞的话占据了你的整个报告,那样,你的上司会觉得你是一个没有什么才干的人,因而你的工作成绩不会得到肯定,你的计划也会被卡掉。

如果你的电子邮件短小精悍,让人一看就能知道你写的是什么,既省时又省力,那么你的上司就会认为你不仅是一个能做事的下属,而且会认为你是一个干练、办事高速的人,是一个可以重用的人,这对于你的事业前途无疑是很重要的。

你给上司的电子邮件是你与上司沟通的渠道,要让它畅通就要靠你自己了,只有做到抓住上司的口味,将报告写得深入浅出、条条是道,才能使你的上司能够经常抽时间看你的邮件,否则,你的上司会关闭这条渠道,那么你就很难让你的上司及时、准确地了解你了。你的电子邮件就是你的面子,电子邮件写得不好会直接引起你的上司对你的不好印象,长此以往,你在公司就没有发展的机会了。。 最好的txt下载网

第5章 制作简单的报告(8)

一个边远省份的官员给他们的国王写了一封洋洋洒洒的长信,表示仰慕之情。国王回了信,感谢他的深情厚意。从那以后,每隔10来天,此人就给国王写封信,而且都是些无关紧要的问候之类的话。国王的回信却越来越短,终于有一天,国王再也忍耐不住,回了一封仅一行字的信:“阁下,我已经死了。”不料几天后,回信又到,信封上写着:“谨呈在九泉之下的、伟大的国王先生。”国王赶忙回信:“望眼欲穿,请您快来。”

这则故事实在是令人发笑。其实,现实中也有很多这样的例子,有的下属不明白上司的心理,以为频繁的问候、汇报会得到上司的肯定、欣赏,却不知你的上司是越看越反感,越看越有气,以至于要想尽一切办法来逃避你。

“最容易阅读、理解、与回复的信件,最吸引我的注意。”这是在詹森进行“追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

每一个人的时间与注意力是有限的,电子邮件的内容愈精简愈好,不仅可以节省自己的时间,更能吸引收件人的注意,提高响应的几率,否则你的电子邮件就会成为对方90%的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的讯息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。

该怎么做呢?信件的文字必须限制在3×5英的空间范围内,大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字?因为对于接收讯息的人来说,这样的空间可以让他们在2~3秒钟的时间迅速浏览全部的内容,不需要卷动画面。

缩短演示文稿与报告的时间

PowerPoint的发明,让我们有了更方便的沟通工具,但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断地在增加,制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中,最高的纪录是,25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容?

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