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习惯十五 快乐工作（第3页）

①以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

②以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

③把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。

由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边和厕所等必不可少的地方，时时提醒自己。

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。

（3）进行合理的组织工作

工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于进行合理的组织工作。一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”

组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合作用。

①综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

②结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实际上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

③重新排列。即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪邀游一番。

④变更。即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

⑤穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。

⑥代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。

⑦标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。

（4）运用化繁为筒的工作方法

最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率之高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。

美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”。即：能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下6个问题：

①为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

②这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?

③如果必须干这件工作，那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?

④什么时候干这件工作好呢?是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情?

⑤谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?

⑥这件工作最好的做法是什么?是应抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果，还是应采取最佳方法而提高效率?

然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：

A省去不必要的工作。

B使工作顺序合理，干起来得心应手。

C两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。

D尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。

E预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。