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第15个信念 让自己更有效率（第1页）

树立你的时间观念

如何树立现代管理的时间观念?

把握时机。机不可失，时不再来，抓紧时间，可以创造机会。没有机会的人，往往都是任时间流逝的人。很多时候，机会对每一个人都是均等的，行动快的人得到了它，行动慢的人自己错过了它。所以，要抓住机会，就必须与时间赛跑。

要管理好自己的时间。现代人从事企业工作，重要的是时间的管理，很多人十分辛苦，每天早出晚归，疲于奔命，但如果认真研究，仍可发现，许多工作是在白白浪费时间。结果，大事抓不了，小事也抓不到，企业人应有自己的时间安排，抓住关键，掌握重点。

时间观念已成为现代管理的重要观念，浪费时间，就是浪费金钱，就是降低效率。应该重视对时间管理学的研究，设立专门的时间管理学课程，让每一个人都用正确的时间观念思考问题，讲求效率，充当时间的主人，迎接未来的挑战。

职业人士人节约时间的秘诀：

1．处理公务切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事。

2．用大部分时间去处理最难办的事。

3．把一部分事交给秘书去做。

4．能打电话解决的问题就打电话，少写信，必须写信时就尽量写短信。

5．减少会议。

6．拟好工作时间表。

7．分析自己利用时间的情况：多少时间被浪费了。

8．尽量利用空余时间看文件。

时间是常数，只要运用得当，便能从时间中产生巨大的经济效益。

合理进行目标管理

著名的经济学家和管理学者彼得·德鲁克在1955年创造了“目标管理”这个名词。从此以后，这个名词就成为全商界领袖的词汇。1973年的美国联邦管理预算局局长波衣·艾希开始把这个观念引入联邦政府。在一些大公司里，尤其是在中下阶层，“目标管理”的观念推展得很慢，因为这个观念威胁着官僚体系的三个基本支柱：传统、中央管制和官僚作风。

目标管理，是依特定目标而不是依程序和规定来思考。这个观念鼓励思考这样的问题：“我们究竟要努力做到什么?”“我们为什么做这件事?”，以及“有没有更好的途径?”而不去问：“这是上面要我们做的吗?”“这是不是能使我们的部门雇用更多的人、拥有更大的权力?”

制定特定目标，以及支配时间去做最能达到这些目标的活动，是任何机构求得效率的要诀。劳伦斯·彼得解释：“在缺乏一项确切的目标之下，管理方面一项典型的反应是增加输入——雇用更多的人，监督员工更辛苦地工作，提升员工的资格。缺乏目标来确定程序，个人就可能只会增加输入，忙于做些无用的活动，却不能做出任何事情来。”

艾希指出：“目标管理不是一大堆报告，不是一连串会议。那是一种新的风格，不是新的程序。这是那些要从投注的时间里获得最大效果的人所运用的风格。”

只要你为自己定下办每一件事情的期限，并且尽量去遵守它，就能大大提升你的效率。只要加上一点点的压力，大多数的人就会把工作做得更好，而自我定下的期限就可以提供你所需要的压力，使你继续将工作完成。只有在你为一项工作定下一个期限之后，你才会有一个真正的行动计划，否则那只是一个模糊的希望——你想在某一个时间做某件事情而已。

记着这样的定律：“工作会展延到填满所有的时间。”由此可知，派给自己或别人的任务，永远不可以没有期限。

有时把你的期限宣布出来也有帮助，别人会因此期盼你在某个时间之前把工作做好，这可以增加工作的动力。

如果工作很复杂，你可以给自己定出几个一段一段的期限。如此你就可以用稳定的进度来做这件事，而不必在最后时刻拼命地赶工。

尊重你的期限。如果你养成了拖延限期的习惯，期限就会失去功效，不但不能激发你自己，也不足以刺激你的左右的人。

如果你要别人去做一些事情，而他们没有做好，那你就不要问自己：“今天的人是怎么一回事?”而要问自己：“我是怎么一回事?我做了什么（或没有做到什么），使得这些人给我的只是空口白话?”

原因很可能是你过去对他们的训练使他们这样做。不论这个人是一名下属、一位同事、一个朋友，甚至是你的老板，这个人通常都会问他或她自己，你“忘记”这件工作的可能性有多大——根据过去和你相处的经验。如果你已经建立了一套追踪查询的模式，你交给他们做的工作就一定会得到优先处理的待遇。但如果他们根据过去的经验而认定你可能不会去追踪查询，你所交代的工作就会落到最后，而且很可能会永远留在那里。

为了提醒你自己去追踪查询，以及间接地使人相信你是认真的，可以使用一种表格，记下你交代工作的踪迹和完成限期。每当你参加一项会议就带着这一张表；这很容易就追查出事项是什么，以及避免责任属谁的误解。当然，把这种表格贴在公告栏上也很有帮助。在大多数情况之下，别人知道你有这么一张表，并且知道你会以这张表作为追踪查询的根据，就足以推动别人去做你所交代的工作。

依赖记录而不依赖记忆，可以大大增加你交代的工作按期完成的机会。

不过你要记着，追踪查询只是整个过程中的一部分。行为修正专家强调在训练过程中最重要的，是当工作做好而不是没有做的时候，你会有什么样的表示。因此，下属在限期之前把你交代的工作做好的时候，你要提出来，并且感谢他提早完成。行为学家称这为积极的鼓励；分析心理学家称这为抚慰；其他的人称这为普通的礼貌。不论怎么说，这种做法能够发挥奇妙的作用。